Ibertema

ERP. Solución informática para la administración, gestión y análisis de negocio (reporting y cuadros de mando: ORACLE Business Intelligence) de empresas del sector alimentación (distribución y producción): Multiempresa, multialmacén, multi-idioma, multidivisa, estándar, todos los módulos integrados, tiempo real, tecnología web (arquitectura tres capas) y personalizable.

Tecnología

Ibertema utiliza en el desarrollo de sus productos la más moderna tecnología. Esto nos permite acometer cualquier proyecto, asegurando un resultado con las máximas prestaciones y el menor coste.

Para más información clickar:

http://www.4js.com/en/fichiers/a_apropos/philosophie/Genero.pdf

Alimentación: producción y distribución

El sector alimentación / producción engloba a muchas y diferentes empresas, tanto por su diversidad como por la dimensión del cliente final. X-GESTION v.4 / Alimentación contempla cualquier situación o combinación de éstas. Para todas ellas existen reglamentos y normas de obligado cumplimiento o de aplicación voluntaria en aras a proteger la salud de los consumidores.

Paralelamente a estas normativas referidas principalmente a controlar la trazabilidad y la calidad de los productos, existen los sistemas de control interno de cada empresa encaminados a mejorar su productividad y competitividad.

X-GESTION v.4 / Alimentación contempla e integra ambas finalidades: aplicar la normativa legal y la voluntaria, y facilitar el control para mejorar la productividad. Ambas son compatibles y además cada una contribuye a facilitar y mejorar la otra.

A continuación señalamos las normas más utilizadas. X-GESTIÓN v.4 / Alimentación es un ERP que trabaja mediante transacciones (Base de datos ORACLE 11g) lo que ha facilitado el cumplimiento de las siguientes normas

Reglamentos y normas del sector productivo alimentario.

Con cierta frecuencia surgen disposiciones y normas dirigidas a controlar la inocuidad de los alimentos. A modo indicativo señalamos:

* Reglamento 178/2002

De entre los artículos de este reglamento, nos referiremos más adelante al de la trazabilidad: su concepto y su ámbito de aplicación.

* UNE-EN-ISO 2200:2005

Estándar mundial para la seguridad alimentaria. Esta norma recoge otras (BRC, IFS, APPCC...) que ya se venían aplicando en diferentes países para la gestión de la inocuidad alimentaria.

* UNE-EN-ISO 9001:2000

Sistema de orden, gestión y orientación a procesos eficientes de Calidad. El certificado ISO favorece la comprensión de la gestión empresarial y ayuda a controlar mejor sus procesos empresariales.

X-GESTION v.4 / ALIMENTACIÓN

X-GESTION v.4 / Alimentación es un ERP completo, estándar, personalizable y de última generación tecnológica que permite el máximo control en la cadena productiva y de calidad para la industria alimentaria.

* Esquema portada (clickar aquí)

* Esquema por áreas (clickar aquí)

A continuación resumimos las funcionalidades características de este sector. El resto de funcionalidades y módulos del ERP son similares a otras actividades.

Control de Presencia y accesos.

Este módulo utiliza la más avanzada tecnología.

Este módulo opcional es especialmente útil cuando se trabaja por turnos. También cuando se necesita conocer la productividad laboral.

A fín de simplificar y abaratar las acciones manuales de los trabajadores, un soporte RFID (radiofrecuencia) identifica a estos (una identificación por huella es una alternativa, según cada caso), sin necesidad de sistemas mecánicos o manuales.

También cualquier incidencia en el horario de trabajo es muy fácil de informar por parte del trabajador mediante pantallas táctiles que evitan teclear números o letras.

La información obtenida es especialmente importante para conocer la productividad de la planta de fabricación.

Toda la información que se registra puede ser consultada y monitorizada en tiempo real.

Compras, reclamaciones y devoluciones

* Cálculo de Necesidades. La base para una eficiente política de compras es el Cálculo de Necesidades de aprovisionamientos. Este se basa en el Plan Maestro de Producción elaborado por la empresa. Este plan se ajusta regularmente a fin de responder a la realidad del mercado.

* Presupuestos y pedidos a proveedores. X-GESTION v.4 / Alimentación propone las compras a realizar y la información complementaria necesaria para facilitar, entre otras cosas, la mejor compra: homologación de proveedores, mejores precios o condiciones, plazos de entrega.

* Control de recepciones. Verificación de que el material recibido corresponde a lo pedido, cumplimentando el boletín de recepción correspondiente: identificación del producto / proveedor, calidad de la entrega, calidad y composición de las materias primas, retraso en la entrega, incidencias a comunicar a proveedores,... La homologación de proveedores, contemplada en el ERP, simplifica estos procesos.

* Complemento de este punto son las reclamaciones a efectuar una vez comprobadas las recepciones. Es el ERP quien informa de esta situación y establece las acciones a tomar, aparte de la marcada como preferente. Como en el resto de operaciones y transacciones, todos los pasos quedan registrados.

* Gestión documental. La recepción, manipulación y controles de determinadas materias primas y de productos terminados, han de estar acompañadas por diferentes tipos de documentos que faciliten la gestión y los controles: codificación, composición, comprobaciones y análisis en laboratorio, y los documentos administrativos propios de cualquier empresa. X-GESTION v.4 / Alimentación contempla esta gestión documental como una ayuda importante para los usuarios autorizados a utilizarla.

Esta Gestión documental es extensiva tanto a productos como a clientes, proveedores,... Esta funcionalidad elimina el manejo de papeles y facilita el acceso a la información que se necesita consultar, imprimir o enviar. Los datos que se manejan pueden ser documentos, fotos, voz ...

* Devoluciones. Las devoluciones deben estar también sujetas a protocolos. Conocer y cumplir con estos protocolos forma parte de una buena praxis empresarial. El ERP contempla el incorporar estos protocolos.

* Solicitud de acciones correctoras. Estas solicitudes hechas a los proveedores deben quedar registradas; entre otras finalidades, para homologar a proveedores.

* Confirmación de facturas. Compras revisa las facturas recibidas a fin de conformarlas o realizar la reclamación correspondiente. En este último caso, estas facturas son recogidas en contabilidad como provisionales hasta su aprobación definitiva. X-GESTION v.4 realiza el cálculo previo de cada factura para que la persona responsable tenga la posibilidad de ajustar la factura calculada por el ERP con la recibida; ya que en muchos casos las diferencias son debidas a descuadres informáticos o a errores propios.

* Expedientes de compras. Algunas situaciones, como por ejemplo una importación, requieren completar el precio del producto con otros costes variables. Si la importancia de éstos lo requiere, X-GESTION v.4 contempla el incorporar sucesivos costes al del coste del proveedor a fin de conocer el coste real de adquisición: a este fin se contempla el llamado Expediente de compra. Como ya se ha indicado, estos expedientes se pueden incorporar a la Gestión documental propia de producto / proveedor a fin de facilitar y simplificar las funciones de control.

Logística y stocks

Una vez recepcionados los productos e identificados mediante el sistema utilizado (etiquetas de barras y o tags RFID), se procede a su almacenaje.

* Aplicación etiquetas. Así como en la recepción de materias primas éstas son etiquetadas, los productos semielaborados y los acabados también lo son. El sistema normalmente empleado para identificar productos es la utilización de aplicadores automáticos de etiquetas que actúan de forma automática en un punto del recorrido del producto embalado, envasado, retractilado, etc.

El ERP tiene la información necesaria para ordenar a estos dispensadores y aplicadores de etiquetas que impriman éstas con la información correspondiente. Cualquier incidencia en este proceso está contemplada en el ERP a fin de darle la solución oportuna

* Asignación de ubicaciones. X-GESTION v.4 contempla el módulo SGA (Sistema de Gestión de Almacenes caóticos o dinámicos). En este caso es el ERP el que indica la ubicación del producto recepcionado y toda la logística referida al mismo. Si se trabaja con ubicaciones fijas es el jefe de almacén quien decide dónde se almacena cada producto.

* Movimientos de productos. Los movimientos internos se realizan mediante la emisión del documento correspondiente; vales o preparación de expediciones, dependiendo del destino señalado al producto. Todos los movimientos son registrados mediante la lectura del código del producto, indicando el ERP el tipo de operación. Los últimos movimientos a registrar son los correspondientes a la preparación de los productos para nuestros clientes: albaranes, hojas de carga, rutas y orden de los repartos, y otros que puedan ser requeridos.

* Stocks. Todas la operaciones mencionadas en la logística del producto y las realizadas en la planta de producción son registradas en el ERP: control de stocks en tiempo real.

* Inventarios. X-GESTION v.4 lleva el inventario en tiempo real. Normalmente y de forma periódica se realizan inventarios selectivos y rotativos a fin de comprobar la realidad de las existencias. Este trabajo se realiza mediante la lectura, con sistemas de radiofrecuencia, de los identificadores o etiquetas de códigos de barras de los productos almacenados en un momento concreto: etiquetas del número de matriculas de palets, etiquetas de los contenedores, del producto, etc.

Ibertema analiza con sus clientes la forma más eficiente para la realización de estos controles.

* Todas las lecturas sirven para identificar, entre otra información: proveedor, producto, lote y caducidad.

* Los inventarios valorados son la resultante de calcular el coste de los stocks en todas sus fases. La empresa puede valorar estas existencias según el criterio que crea más adecuado. X-GESTION v.4 permite diferentes criterios de valoración específicos para productos o familias, a fin de ajustarse al que en cada caso se considere más real.

* Documentos e informes. De la información recogida se extraen los datos necesarios para confeccionar de forma rápida y con la calidad de presentación que se desee diferentes documentos. X-GESTION v.4 se instala con el módulo Report-writer para facilitar, entre otras funcionalidades, la creación, modificación, impresión o archivo de documentos (facturas, albaranes, listados, expediciones, documentación interna, estadísticas, etc.) e informes. Estos documentos son guardados en formato pdf para su archivo, consulta o envío.

Producción

* La producción viene determinada por la demanda y por el mantenimiento de un stock de seguridad. El Plan maestro de producción responde a estas variables.

* MRP I recoge para cada producto su composición, detallando las materias primas que se incorporan en cada fase de producción, teniendo en cuenta las posibles mermas que se producen en algunos productos o procesos: despiece en la industria cárnica, pérdida de peso o secado por el transcurso del tiempo en la del embutido, queso, etc.

La mano de obra así como la imputación de los gastos de fabricación que se consideren también en cada fase de producción (directos e indirectos) acaban formando el llamado coste industrial o de producción. Esta explosión de costes o escandallo puede ser utilizada también para simulaciones o elaboración de productos alternativos o parecidos, evitando tiempo y errores al poder copiar la estructura de costes que se considere más apropiada para la creación de una nueva estructura.

* Implosión de costes. Conocimiento en tiempo real de los productos y fases en que interviene un determinado factor (materia prima, operación, máquina u operario, etc).

* Toda la logística y elaboración de productos en la industria alimentaria ha de cumplir una serie de requisitos específicos. Como son:

* Trazabilidad. Según el Reglamento 178 / 2002: “la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución de un alimento, ...” Trazabilidad implica identificar los lotes de un producto: tanto materia prima como semielaborado o acabado.

“El programa de trazabilidad que se desarrolle ha de formar parte de los sistemas de control interno del operador económico de la empresa alimentaria y no puede ser gestionado de manera separada”.

“Debe proporcionar toda la información imprescindible y necesaria sobre un producto puesto en el mercado por una empresa contribuyendo a alimentar la transparencia necesaria para sus clientes y la Administración”.

“La trazabilidad ha de estar documentada y a disposición de la autoridad competente”.

“La trazabilidad ha de ser hacia atrás (proveedores), Interna o de proceso y hacia delante (cliente inmediato a quien se le entregan los productos finales)”.

* Alertas. X-GESTION v.4 / Alimentación incorpora el módulo de alertas, cuya finalidad es avisar al proveedor y al cliente en casos de inseguridad alimentaria para proceder a la retirada de los productos afectados y cooperar con éstos y con las autoridades competentes.

* Productividad y control. X-GESTION v.4 / Alimentación no se limita a la trazabilidad del producto. Todos los elementos que intervienen en el proceso alimentario, máquinas y operarios, operaciones y tiempos, están asociados a cada lote producido. Esta información, como toda la generada, es recogida en tiempo real, lo que permite conocer de forma continua la situación y eficiencia de la producción. Esta información sirve igualmente para análisis y controles del proceso productivo.

Monitores táctiles

* Costes, tiempos y desviaciones. El conocimiento de los costes de producción de cada lote de un producto y la comparación entre diferentes lotes, o entre una producción real y el coste o tiempo estándar de la misma, tanto a nivel económico como técnico se controla al final de cada fase y dentro de la planta de producción. Las desviaciones que superen ciertos márgenes se recogen como “alerta” en monitores gráficos. Esta funcionalidad permite el seguimiento de las desviaciones, conocer las causas de las mismas y adoptar medidas correctoras.

* Presupuestos de venta realistas. La mayoría de las materias primas utilizadas en las empresas de elaboración de alimentos tienen una alta volatilidad en sus precios. X-GESTION v.4 / Alimentación facilita la obtención de costes estimados de forma muy rápida a fin de evitar incurrir en pérdidas al dar un presupuesto y que éste se pueda elaborar con la máxima seguridad y rapidez.

* Productos acabados o semielaborados. Los productos acabados entran en el proceso de stock de forma similar a cualquier otra industria. Los semielaborados quedan en stock; ya que su destino normal es formar parte de diferentes productos acabados. Lo que no descarta posibles ventas de semielaborados como un producto más. Para la valoración real de los stocks se pueden utilizar diferentes criterios ya contemplados en el ERP, siendo los más normales, según normas NIC, el precio medio ponderado o de un sistema FIFO.

Integración y análisis de negocio

* X-GESTION v.4 es un ERP integrado que trabaja en tiempo real y todos los módulos que lo componen o se añaden, quedan integrados con el resto de módulos a fin de eliminar procesos manuales y descuadres temporales. La visión en tiempo real o diferido de cualquier situación facilita la toma de decisiones y permite un control total “vivo” de la empresa.

* Cuadros de mando, Análisis varios, informes y estadísticas. Los responsables de diferentes áreas (dirección, comercial, producción, finanzas, etc.) necesitan información que les permita conocer el cumplimiento de objetivos, situaciones temporales, comparativas de diversos tipos, detectar ineficiencias, y tendencias a fin de poder tomar decisiones basadas en datos precisos. Está información ha de ser fácil de obtener, de interpretar (gráficos de ayuda) y de moverse o navegar en torno a la misma a fin de poder llegar al detalle que en cada caso se precise. X-GESTION v.4 se complementa con las herramientas adecuadas para poder disponer de estas ayudas, por ejemplo: ORACLE Business Intelligence.