|
ERP. Solución informática para la administración, gestión y análisis de negocio (reporting y cuadros de mando: ORACLE Business Intelligence) de empresas del sector distribución y producción: Multiempresa, multialmacén, multi-idioma, multidivisa, estándar, todos los módulos integrados, tiempo real, tecnología web (arquitectura tres capas) y personalizable. Esquema portada (clickar aquí) Esquema por áreas (clickar aquí) Tecnología Ibertema utiliza en el desarrollo de sus productos la más moderna tecnología. Esto nos permite acometer cualquier proyecto, asegurando un resultado con las máximas prestaciones y el menor coste. Para más información clickar: http://www.4js.com/en/fichiers/a_apropos/philosophie/Genero.pdf Sectores relevantes que utilizan el software ERP X-GESTION:
Generalidades La solución software de Ibertema ERP X-GESTION v.4 para la administración, gestión y análisis de negocio de la empresa a través de cuadros de mando, cumple tres funciones: 1. Administración de la empresa Las funciones administrativas contemplan la realización de una serie de actividades administrativas necesarias para que la actividad empresarial funcione eficaz y eficientemente. ERP X-GESTION v.4, es una solución o programa software que facilita este funcionamiento simplificando y optimizando procesos y haciendo más sencillo y seguro el trabajo de los usuarios: productividad y calidad. 2. Gestión de la empresa Las funciones que realiza la empresa están compuestas por ciclos, entre los más relevantes podemos citar: ciclo de aprovisionamiento, de suministro o entrega, de producción y de cobro. La realización de estos ciclos supone un trabajo administrativo que tiene una correspondencia con el tiempo y con otros factores (como la calidad, por ejemplo). ERP X-GESTION v.4, es la solución software ERP, que aparte de contemplar todos los circuitos administrativos aplicando en la práctica los principios teóricos de economía de empresa impartidos en facultades y publicaciones, tiene en cuenta además la mejora de la productividad en todos los ciclos que componen la actividad empresarial. Los recursos son limitados y uno de los objetivos de la gestión ha de ser su optimización: con los mismos recursos obtener más y mejores resultados. Para mejorar hemos de partir de comparar. X-GESTION v.4 mide en tiempo la duración de los diferentes ciclos (lead time) y esto permite realizar comparaciones. Esta comparación da lugar a conocer unas desviaciones técnicas y económicas que una vez analizadas o controladas nos permiten adoptar medidas o decisiones para su mejora. 3. Ayuda en la toma de decisiones: Cuadros de mando La información generada en la administración y gestión debe poderse analizar de la forma más sencilla y rápida posible a fin de introducir oportunamente los cambios necesarios; para ello es normal que las empresas utilicen diferentes sistemas de análisis: listados, cuadros de mando, traslado de información a hojas de cálculo y sistemas de Business Intelligence (BI)., entre otros. ERP X-GESTION v.4 aúna estos tres apartados, facilitando el que la empresa sea más productiva y que esta imagen de eficiencia y calidad se transmita al exterior. Generalidades La versión estándar del ERP cubre todas las áreas funcionales comunes para la mayoría de las empresas. Sectores relevantes: Alimentación, Químicas, Farmacéuticas, Laboratorios, Retail, Prensa y Revistas, Distribución. El ERP está compuesto por módulos, CONTABILIDAD GENERAL, por ejemplo. Y todos los módulos instalados (a veces sólo unos determinados) están integrados; lo que evita procesos adicionales de integración o falta de correspondencia en la información. ERP X-GESTION v.4, como producto software nuevo que es; pero basado en anteriores versiones, recoge y mejora principios de desarrollo de proyectos informáticos ya contemplados por Ibertema en dichas anteriores versiones. X-GESTION v.4 se apoya en dos bases de gran importancia:
Todos los elementos funcionales cuantificables de X-GESTION v.4 son ilimitados: países, empresas, usuarios, monedas, sistema de gestión de almacenes (SGA), delegaciones, puntos de venta y de entrega, domicilios bancarios, idiomas, etc. Esto permite que nuestros clientes puedan plantearse cualquier expansión o implantación en otros países o regiones en un tiempo record y con un coste mínimo.
Esquema de X-GESTION v.4 Cadena de compras Contempla la GESTIÓN DE LAS COMPRAS partiendo de un CALCULO DE NECESIDADES y de una GENERACIÓN DE PROPUESTA DE PEDIDOS automática. La importancia y complejidad de este proceso depende, lógicamente, de las características de cada empresa. X-GESTION v.4 contempla de forma estándar el cálculo de necesidades a partir de una previsión de la demanda (forecast de ventas) que puede ser subjetiva o basada en consumos históricos ajustados y flexibles; pero establece con nuestro cliente el método que en su caso sea el más aconsejable. Los aprovisionamientos o recepciones provenientes de proveedores o de fábrica, están sometidas a controles de calidad y de servicio (SCM: Supply Chain Management), y a controles económicos: contratos, precios y condiciones (SRM: Gestión de Relaciones con Proveedores), la valoración de éstas relaciones con nuestros proveedores, en sus diferentes apartados, sirve para catalogarlos y homologarlos a fin de reducir el número de controles a efectuar en las recepciones en función de la valoración que para cada caso tenga el proveedor. Almacenes y Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) Estos aprovisionamientos entran a formar parte de la cadena logística (flujo de materiales, según la etimología griega) de la empresa, que ha de responder a la pregunta “qué hacer si... “ (flujo de información: minimizar el tiempo de respuesta). Ibertema contempla en X-GESTION v.4 la posibilidad de una logística flexible que puede ser más o menos elaborada porque el proceso o volumen del negocio así lo determina. Para los procesos logísticos mas complejos (almacén o almacenes grandes, muchos productos, muchos movimientos, muchos tipos de operaciones) el módulo Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es la solución adecuada. Conocemos lo que tenemos en stock en sus diferentes niveles (físico, disponible, reservado, pendientes de recibir), dónde esta ubicado el producto y las fechas de disponibilidad de cada una de estas situaciones o flujos. Esta información ha de estar disponible en tiempo real; ya que éste es un factor crítico para optimizar los recursos de un almacén. La información ha de estar disponible en el punto en que se necesita y su captura en donde se genera; el operario correspondiente. La disponibilidad de esta información nos permite un análisis y control de los tiempos de cada proceso (lead time), incluido el tiempo promedio de almacenamiento de un producto. La aprobación de la recepción conlleva una serie de procesos que pueden ser, también, más o menos elaborados en función de cada caso. Un paso normal es identificar el producto recepcionado mediante un código de barras o una tarjeta o tag de radiofrecuencia (RFID). Esto repercutirá posteriormente en un mayor control, seguridad y facilidad de manipulación: traspasos entre almacenes y ubicaciones, preparación de expediciones, albaranes y rutas, etc. Ibertema recomienda en su proceso de Consultoría la solución realista más apropiada para cada caso; ya que X-GESTION v.4 contempla de forma estándar estas situaciones. Cada recepción ha de estar valorada según el criterio seleccionado (precio de compra, coste de adquisición, etc.). Entre otros objetivos, como es el de conocer el precio de nuestros productos de forma individualizada (normas NIC), está el de conocer el valor del inventario de forma permanente. Paralelamente a estos procesos logísticos están los contables y financieros: contabilización de la recepción una vez aprobada, repaso de la factura del proveedor cuando llegue, asientos definitivos correspondientes, asignación del impuesto soportado, previsiones de pagos, valoraciones de productos entrados (precio de proveedor o de adquisición, por ejemplo), actualizaciones estadísticas, y otros varios según cada caso. Como ya hemos indicado, en un sistema integrado como es X-GESTION v.4, todos los procesos están relacionados en tiempo real, lo que supone que la puesta en marcha de uno afecta desde ese momento al resto. X-GESTION v.4 es un sistema estándar, abierto y flexible que le permite adaptarse a las peculiaridades de cada empresa. En Gestión de almacén o almacenes controlaremos lo que tenemos en cada almacén o depósito y dónde lo tenemos (ubicación). Hay otros datos que dependiendo de cada negocio se han de contemplar, como son los atributos de cada producto: lotes, caducidades, números de serie, datos de peso y volumen, y otros atributos específicos de cada producto o actividad empresarial. También la Gestión de almacén tiene, como todo en una empresa, la vertiente económica y comercial. Aquí podemos considerar el analizar los stocks y los movimientos y rotación de los mismos, así como las valoraciones X-GESTION v.4 trabaja con diferentes modelos de análisis, como siempre en función de cada caso. Lo importante es poder llegar de forma ágil a donde el cliente necesita. X-GESTION v.4 llega hasta donde nuestro cliente necesita llegar. Cadena de ventas Pedidos La cadena de ventas comienza cuando se recibe un pedido de un cliente. Por supuesto puede haber presupuestos previos y la aceptación de éstos se convierte en pedido. El procesamiento de los pedidos también puede llegar a ser muy elaborado. El primer paso es que X-GESTION v.4, de acuerdo a los parámetros o modificaciones hechas en el ERP nos indique lo que podemos servir y lo que no, dependiendo de las condiciones marcadas en el pedido y de los filtros que internamente se aplican para su aceptación. Una vez procesado, X-GESTION v.4 nos propone una serie de acciones y flujos de trabajo: por ejemplo, comunicar al departamento comercial los motivos por los que un pedido no puede servirse o no es aceptado y enviar este mensaje a otros departamentos que pueden desbloquear un pedido retenido; también comunicar al cliente la posición de su pedido y/o facilitarle que él pueda conocer la situación de su cartera de pedidos con nuestra empresa a través de nuestra Web o Portal. Los pasos siguientes afectan fundamentalmente a la cadena logística ya mencionada y por supuesto a las áreas económicas, contables y financieras. X-GESTION v.4 nos permitirá preparar las expediciones en un tiempo corto y optimizar la entrega de las mismas agrupando pedidos y productos de un mismo cliente, si el caso lo permite. O separándolos según la dirección de entrega o la sección, dentro de una misma dirección de entrega. La definición de rutas de reparto es necesaria en casos de muchas entregas. X-GETION v.4 ayuda a preparar estas asignaciones simplificando o eliminando decisiones personales. Se trata de automatizar estos procesos para reducir tiempo y errores humanos. Portal comercial: Clientes, vendedores, distribuidores, otros La función de un Portal es facilitar a terceros (clientes, vendedores, distribuidores y otros grupos) un acceso a través de la web de la empresa que les facilite realizar, directamente, una serie de gestiones: hacer un pedido, consultar el estado comercial o financiero de un cliente, consultar los pagos pendientes, un extracto de cuenta o la situación de un pedido y otras acciones que consideremos, facilitan el trabajo de dichos grupos de interlocutores y que reducen, por otra parte, el trabajo de nuestra propia empresa. Aparte de permitir a la empresa dar una imagen de modernidad y eficiencia. Una aplicación típica del Portal es la llamada Sales Force: recogida de pedidos e información derivada de la actividad comercial de nuestros vendedores. La tecnología con la que trabaja X-GESTION v.4 y la amplia experiencia de Ibertema en el mejor planteamiento de este tipo de soluciones, permiten, además, abordar las mismas con un mínimo coste, al no necesitar ningún tipo de software o hardware adicional al que ya tiene la empresa. Los pedidos enviados por los vendedores pasan directamente al módulo de filtraje para su aceptación o retención, según los casos. El resto de información (clientes nuevos, por ejemplo) pasa al departamento que se ocupe de dicha información: marketing, administración, etc. El ahorro en tiempo, la seguridad de este sistema de recogida y envío de pedidos, la inmediatez de la información para poder también ser rápidos en las entregas y en las decisiones a tomar, son razones más que suficientes para, en los casos que sea posible, contemplar esta solución de Sales Force como una mejora importante en nuestra organización. Expediciones, albaranes y facturas La preparación de expediciones es un proceso que, independientemente del tamaño y volumen o tipos de productos que tenga nuestro almacén ha de buscar: rapidez en el flujo de producto y mínimos costes operacionales. Estos importantes objetivos los resuelve X-GESTION v.4 de forma automática o semiautomática, según cada caso. El proceso de picking ordenado por rutas de recogida (desde la localización del artículo hasta su llevada al área de preparación de entregas) está guiado por X-GESTION v.4 a fin de reducir el tiempo y los errores humanos, así como decidir sobre las incidencias que pueden surgir (anotaciones en la hoja de picking o de otro soporte utilizado, desde un PC con WIFI a un sistema Visual Picking con radiofrecuencia y conectados en tiempo real al ERP) y que pueden afectar al total del pedido. Las estaciones de picking es la forma mecánica de recogida de productos y su depósito en carruseles para ser llevados a la zona de preparación de pedidos. Normalmente éstos tienen su propio programa informático de localización y recogida por lo que es preciso crear una interface entre este programa y el correspondiente SGA del ERP para cerrar esta parte del ciclo logístico. Para alcanzar dichos objetivos es conveniente dotar a nuestra logística de ayudas organizativas y materiales, que en la medida de lo posible eliminen o minimicen los cuellos de botella que en determinados momentos se pueden producir. La preparación del pedido (packing) es la fase siguiente. En esta fase intervienen tanto las características del producto (tipo de envase o embalaje, por ejemplo) como las condiciones de entrega exigidas por nuestro cliente. X-GESTION v.4 nos indicará el proceso a seguir en esta fase: punto de entrega, agrupación de pedidos, agrupación de productos, observaciones que han de constar (impresas o indicadas en la pantalla del ordenador) tanto en la hoja de expediciones como en el posterior albarán, etiquetaje, paletización), etc. La emisión de los albaranes se realiza una vez preparada la expedición. Lógicamente ha de haber una coherencia y correspondencia total entre el albarán y la expedición, aparte de observar las indicaciones de entrega exigidas por el cliente; horario de recepción, observaciones impresas generales o específicas para una entrega, albaranes valorados o no, etc. La última fase es el envío (modos y tipos de transporte). X-GESTION v.4 nos ayuda en esta fase partiendo de la información que tenemos registrada: asignación de rutas y vehículos, hojas de ruta y carga por vehículo y confirmación de salida. A partir de este punto, si tenemos instalado el módulo CRM (gestión de las relaciones con clientes) correspondiente, éste envía de forma automática y a quien corresponda información relativa a los productos expedidos, datos del transporte, domicilio y horario de entrega señalado por el cliente, y otros que consideremos obligatorios. Esta sería la parte de logística que resuelve X-GESTION v.4. Queremos resaltar que como no todas las empresas tienen los mismos mecanismos de ejecución de procesos ni de control de los mismos, Ibertema, en el proceso de Consultoría previo a cualquier puesta en marcha, colabora con nuestro cliente para encontrar la mejor solución a cada situación. La fase de facturación está sujeta a una serie de condiciones pactadas con nuestro cliente. Estas condiciones se registran en X-GESTION v.4 a fin de automatizar completamente el proceso de facturación. Las funcionalidades estándares de X-GESTION v.4 son lo suficientemente amplias como para poderse ajustar a los requerimientos de cada cliente. No obstante hay aspectos (principalmente conocer el Precio - Artículo - Cliente y resto de condiciones económicas y financieras que afectan a este precio) en los que en empresas que tienen clientes de estructuras comercialmente complejas se han de hacer personalizaciones a pesar de la potencia y flexibilidad del módulo estándar; ya que este tipo de cliente (grandes superficies, grupos y plataformas, etc) exigen variaciones de condiciones que no tenemos más remedio que atender si queremos seguir trabajando con ellos. Resaltamos la potencia que para estos casos proporciona X-GESTION v.4. Un aspecto cada vez más relevante es la tramitación telemática de ciertos procesos, son los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) de envío y recepción de documentos relacionados con el proceso comercial (pedidos, albaranes, facturas, etc.). X-GESTION v.4 contempla diferentes EDI’s. Otro proceso telemático para determinadas empresas que venden al detall a través de tiendas es el TPV-PC y EMV que ya incorpora una pasarela de pagos homologada por los organismos financieros correspondientes y que dota de eficiencia y seguridad los cobros mediante tarjetas de crédito de banda magnética o de chip. Cada vez son más las empresas que por razones de eficiencia, ahorro e imagen, realizan la impresión de documentos como pedidos, facturas, albaranes, recibos, etc. sobre papel blanco DINA4, o que simultanean este sistema con el de enviar mediante email y formato .pdf dichos documentos. Estas son opciones contempladas en X-GESTION v.4, así como el poder archivar dichos documentos en una base de datos de Gestión documental. Por supuesto la emisión física de las facturas se puede realizar en diferentes fechas. El propio cliente parametriza estos periodos. Como en el resto de procesos integrados, la facturación afectará de forma automática a otros procesos económicos, financieros, tributarios y estadísticos. Cadena contable y financiera Contabilidad General El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, ICAC ha publicado el día 27 de julio el texto del Proyecto de Real Decreto por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, así como el texto del Borrador del propio Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. El 16.11.07 han sido aprobados los Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2007. Aprobando, respectivamente, el nuevo PGC y el nuevo Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios específicos para microempresas. X-GESTION v.4 está preparado para trabajar de acuerdo al nuevo Plan General de Contabilidad y a las normas contables y financieras NIC y NIIF. También se contempla el mantener, indefinidamente, ambos planes con sus correspondientes anotaciones. Además Ibertema ofrece, como opción, el cierre y apertura automático del ejercicio 2007 al 2008, una vez se ha cumplimentado la tabla de correspondencia de cuentas del antiguo al nuevo PGC. En X-GESTION v.4 cualquier proceso que implique un asiento contable, incluidos, lógicamente, los devengos, que suponen el reflejo contable de un derecho o una obligación pendiente de un documento legal obligatorio (una factura por ejemplo). X-GESTION v.4 actúa de acuerdo con las directivas NIC a fin de dar en todo momento la imagen fiel de la empresa. Los asientos manuales se suelen basar en asientos tipo o predefinidos a fin de evitar errores y ganar tiempo. Aparte de esto cada empresa define si quiere trabajar con diario único o diarios múltiples. En este caso se han de definir dichos diarios. Se puede trabajar con diferentes formatos de Balances de Comprobación, de Situación o de Cuenta de Explotación. Como en otros procesos ya mencionados o que vendrán a continuación de éste, los usuarios autorizados pueden navegar dentro del programa de Contabilidad y, desde cualquier punto del mismo, acceder a un asiento, a un extracto, a una cuenta de mayor, etc. Se trata no sólo de facilitar el trabajo al departamento de contabilidad, sino también de agilizar posibles auditorias. El Plan General de Contabilidad, de acuerdo con la ley que lo regula, es abierto y por lo tanto configurable y adaptable a cada tipo de actividad empresarial. Aunque el módulo puede permitir ciertas licencias en aras a evitar una discontinuidad en el proceso de contabilización manual que, en determinadas empresas puede ser importante, si nuestro cliente las quiere activar (marcar el correspondiente parámetro), como el poder introducir un asiento descuadrado (el documento fuente lo está), estas irregularidades transitorias están controladas por el programa para ser recordadas y corregidas. Como ya se ha dicho al principio de este apartado, X-GESTION v.4 es multiempresa y permite la fusión de balances o cuentas de explotación de las empresas que se seleccionen para esta función. El módulo de Contabilidad General está diseñado para facilitar el trabajo del departamento. Sin pretender ser exhaustivos, entre estas funcionalidades están: consulta (o impresión) de cualquier situación a cualquier fecha, asentamientos a caballo entre dos años o ejercicios fiscales, asientos automáticos de cierre y apertura, asientos automáticos de liquidación de ejercicio, renumeración automática de asientos. Contabilidad analítica X-GESTION v.4, está basado conceptualmente en los principios de economía de empresa impartidos en las correspondientes facultades y en las normas legales y en las directivas fijadas por los organismos correspondientes. Conceptualmente la Contabilidad analítica supone imputar a los correspondientes centros que conforman la estructura empresarial las operaciones que impliquen costes (industrial, de producción, comercial, etc.). A su vez estos centros pueden repercutir total o parcialmente estos importes en otras subdivisiones (sectores y fases principales y auxiliares de producción) y finalmente son los productos los que recogen, como parte de su coste, estas imputaciones. Las empresas que no fabrican o transforman utilizan la Contabilidad analítica para conocer costes, ingresos y beneficios reales (prácticamente la cuenta de explotación) desde las diferentes fuentes que los producen: lo que normalmente se llaman dimensiones. La Contabilidad analítica nos permite conocer los resultados económicos por cliente o grupos de clientes, por zonas geográficas, por artículos o familias o marcas de artículos, etc. Las dimensiones son ilimitadas y cada empresa analiza las dimensiones que considera más significativas. Esta distribución de los gastos e ingresos que se imputan a las dimensiones, X-GESTION v.4 las realiza de forma automática una vez se han definido los coeficientes o tantos por cientos que de cada gasto o ingreso se asigna a las dimensiones contempladas. El resultado es poder tener una cuenta de explotación por cada dimensión y conocer en qué se gana o pierde (clientes, artículos, etc.). Más adelante veremos que utilizando productos como hojas de cálculo o los potentes sistemas de Business Intelligence (BI) está información es fácilmente tratada y representada numérica y gráficamente. Finanzas X-GESTION v.4 controla el flujo de cobros y pagos derivados de la actividad empresarial de forma fácil y exhaustiva. Todos estos flujos son consecuencia de operaciones realizadas y de las cuales se conocen vencimientos e importe de cada uno; su inclusión en las carteras de cobros o pagos es, por lo tanto, automática. Aparte del reflejo temporal de los flujos financieros, todos los cambios que se producen en las relaciones de cobros y pagos correspondientes a operaciones corrientes (cobros y pagos de explotación) y no corrientes (cobros y pagos extraordinarios o atípicos), clasificación del nuevo PGC, son registrados para en cualquier momento conocer la trazabilidad de cualquier documento. También tenemos una visión de la distribución temporal de nuestra tesorería, clasificada por cuentas o grupos de cuentas, pudiendo ver, por los intervalos de tiempo seleccionados, el saldo en cada uno de los periodos indicados por la persona que realiza la consulta, por cuentas y grupos de cuentas que lo componen y realizar, también el control del riesgo que consideremos razonable. Estos análisis pueden ser tan sofisticados como se desee, ya que la fuente de datos está atomizada y es posible conocer y tratar dichos datos con la amplitud o profundidad que se desee, o restringir la consulta a determinadas cuentas o grupos o a determinados conceptos. Aging Un módulo opcional, dentro de este apartado, es el conocido como Aging. Este módulo nos permite conocer con absoluta precisión la antigüedad detallada y media de la deuda de un cliente. Para determinadas empresas este dato financiero es vital ya que afecta a nuestra disponibilidad de tesorería y a la política de cobros o de financiación con determinados clientes. Dependiendo de la importancia o volumen de la cartera de cobros y pagos en general, Ibertema asesora sobre la conveniencia de utilizar productos como Business Intelligence para la confección de Cuadros de mando que nos proporcionen la información que necesitamos de forma inmediata, gráfica y numérica y fácilmente interpretable, de un vistazo podemos ver los momentos en los que la situación de la tesorería puede ser crítica, A partir de esta información inmediata, resumida en cifras, gráficos y colores o semáforos, le es más fácil al responsable financiero analizar los datos, hasta el detalle que considere necesario, y tomar las medidas que ayuden a mejorar nuestras finanzas o a evitar situaciones que en el mejor de los casos pueden ser costosas. Gestión documental X-GESTION v.4 incorpora como opción la posibilidad de complementar determinados ficheros con información no generada por el ERP; como pueden ser: documentos de cualquier tipo (contratos, albaranes, facturas de terceros, correo, certificados, normas de calidad, planos, fotos, etc) y otro tipo de información multimedia. Dependiendo de la actividad o negocio, la función de esta posibilidad es agilizar la gestión y la toma de decisiones tácticas. Si hablamos de clientes, es posible que la implantación de esta opción nos sirva para agilizar nuestra relación con los mismos y, además, dar una imagen de modernidad, eficiencia y eficacia (CRM). Si hablamos de artículos, podemos complementar la información sobre los mismos con otra información proveniente de otros departamentos o del exterior (fórmulas, planos, legislación, fotos, normativas, etc.). Lo mismo es aplicable a proveedores (contratos, acuerdos, correo, etc.) o a cualquier otro agente, interno o externo a nuestra organización. Como siempre la finalidad es agilizar los procesos ganando tiempo, seguridad y dando siempre una imagen de organización y control. Cadena de producción Manufacturing Requirementes Planning Como el resto de módulos, el de producción de X-GESTION v.4 esta diseñado partiendo de los principios generales del cálculo de necesidades materiales o MRP y del posterior proceso de producción. A partir de estos principios general y universalmente aceptados por las empresas que entre sus actividades figura la producción, Ibertema asesora, en cada caso, cuál es el nivel de control en la producción que nuestro cliente necesita; teniendo en cuenta que este nivel, a veces, no es el deseado, si no la primera fase de sucesivas mejoras cuya instalación inmediata sería difícilmente viable. Mejora continua X-GESTION v.4 resuelve el tema de la producción de una forma abierta y ágil a fin de conciliar los principios generales y la realidad organizativa de cada empresa. El ERP nos va a permitir la mejora paulatina de procedimientos y controles hasta alcanzar nuestros objetivos estratégicos. Dentro de esta línea de mejora continua a la que aspira cualquier empresa, se incluyen las aportaciones tecnológicas correspondientes: maquinaria, control de operarios, mejora en los controles mediante la utilización de sistemas de código de barras o de sistemas de radiofrecuencia, cambios organizativos (rediseño de fases, por ejemplo), etc. Aparte de la optimización que se persigue en reducción de stocks, mediante el establecimiento de stocks mínimos o stocks de seguridad, según el tipo de producto; o en la optimización de recursos a fin de conseguir una mayor productividad, hay actividades industriales que requieren otros muchos controles: normas ISO, normas GMP, lotes y caducidades, trazabilidad, etc. Todos estos requerimientos que la práctica común contempla también los contempla X-GESTION v.4. Hemos intentado que la diversidad de requerimientos que se pueden dar en un proceso de producción estén contemplados de forma estándar en el ERP o, si no; puedan ser fácilmente incorporados. Plan maestro de producción X-GESTION v.4 parte del llamado Plan Maestro de Producción (MPS en el argot internacional). El plan maestro contempla calendarios, productos y cantidades a producir, así como las existencias disponibles de productos en cada momento teniendo en cuenta los stocks de seguridad o los stocks mínimos. Con esta información basada en datos reales iniciales y estimaciones de producciones futuras, obtenemos el calendario de NECESIDADES BRUTAS para el periodo que se considere (año, semestre, etc.) y subdividido en periodos cortos de fabricación (semanas, habitualmente) Uno de los componentes básicos de PMS es un ágil y potente sistema de desglose de cada producto acabado o lista de materiales (BOM en el argot internacional) o escandallos y otros factores de coste: Mano de obra, Gastos generales de fabricación, productos sin stock, y otros que se consideren, forman parte del coste de producción; este desglose se efectúa por niveles que se corresponden con el grado de acabado del producto, así como el proceso inverso o implosión: en qué productos acabados, o semielaborados, interviene determinada materia prima o producto semielaborado. Lógicamente se ha de detectar, con la antelación suficiente, que los consumos planificados para la fabricación de productos acabados no puedan llevarse a cabo por una rotura de stocks. Para cada primera materia principal o alternativa se establece un tiempo de aprovisionamiento o lead time (suma de tiempos hasta que dicha primera materia esté disponible para ser utilizada, tiempo de aprovisionamiento de cada proveedor (TMA), tiempo control de calidad, tiempo de recepción y etiquetaje, tiempo de ubicación, etc.). Es habitual que un producto acabado admita variantes en alguna de las materias primas que lo componen o que dos productos acabados tengan materias primas o productos semielaborados comunes. X-GESTTION v.4 permite la reutilización de escandallos para nuevos productos, variando lo que corresponda. Igualmente permite simulaciones en las que precios, cantidades o productos pueden ser variados. También ocurre que en el proceso de fabricación se interrumpa o anule una orden de fabricación (OF) ya lanzada. Es decir, son muchas las situaciones que se dan en este proceso y por lo tanto es imprescindible que el módulo informático que se utilice para su gestión sea lo suficientemente ágil y potente como para atender estos casos. X-GESTION v.4 recoge la experiencia de muchos años de implantaciones en el área de producción y ofrece excelentes soluciones para este tipo de situaciones. El plan maestro de producción ha de ser flexible. Muchas son las causas (internas y externas) que obligan a su actualización. Formas de producción Al principio de este apartado hemos dicho que el punto de referencia del módulo de producción son los principios generales y que son en la praxis mayoritariamente aceptados. A este respecto señalamos que X-GESTIÓN V.4 contempla la problemática de la producción conjunta (desechos o subproductos valorables y a veces reutilizables), la producción continua y la producción sobre pedido. Dentro del proceso de optimización se incluye el cálculo de desviaciones, técnicas y económicas. Así como la comparación de diferentes lotes de un mismo producto a efecto de un control total que nos ayude a la toma de decisiones en aras a una mayor productividad. Automatismos y controles Ibertema tiene muy en cuenta que los automatismos, aparte de reducir el tiempo de las operaciones e incluso algunas operaciones, ayudan a evitar errores y en la medida de lo posible anima a sus clientes a considerar estos recursos cuando su puesta en marcha es factible. En este apartado incluimos la realización de interfaces entre máquinas de producción, básculas, operarios, etc) y X-GESTION v.4. Se trata de llevar la tecnología informática a los centros industriales en la medida de lo posible a fin de mejorar los procesos, la calidad, la productividad y el nivel de servicio y calidad que nuestros clientes exigen o agradecen. Todos los controles y situaciones pueden ser detectados en tiempo real. El jefe de producción puede monitorizar lo que pasa en cada fase, en cada máquina y con cada operario. El proceso de producción acaba cuando el producto está listo para ser entregado juntamente con los informes de calidad, etiquetado, etc. que cada cliente o actividad nos requiera. Los procesos principales dentro de la cadena de producción son recogidos por las tablas y módulos afectados de X-GESTIION v.4: stocks, valoraciones de inventario, ubicaciones, contabilidad, propuestas de compra, etc. El objetivo es tener una visón completa y en tiempo real de todas las áreas de nuestro negocio con una inversión mínima de tiempos en procesos para alcanzar el máximo grado de productividad. Trabajos a externos (subcontrataciones o maquilas) X-GESTION v.4 da solución también a la problemática de encargar determinadas actividades de su producción o manipulación a empresas externas. Este modulo controla los materiales que hayamos podido entregar para su manipulación a otras empresas, los stocks de estos materiales, el cumplimiento y calidad de la entregas de dichas empresas externas, el consumo real de materiales por cada recepción del producto acabado o semiacabado, el coste final teniendo en cuenta estas circunstancias y, por supuesto las liquidaciones de pago y resolución de incidentes en esta relación de subcontratación: material sobrante, nuevos acuerdos o contratos en precios y condiciones, etc. Sistema de costes ABC (Activity based costing) Aunque este sistema está raramente implantado debido sobre todo a su dificultad en definir y valorar los procesos o actividades, X-GESTION v.4 está preparado para la implantación de este sistema de costes, que puede ser muy adecuado para determinadas actividades. Por ejemplo, empresas de explotación agrícola en las que es más fácil definir las actividades. Como en el sistema de costes tradicional la base de la imputación es el centro de trabajo y ya dentro de éste la definición de las actividades. Son estas las que acaban imputándose al coste de los productos acabados para formar el coste de producción (coste industrial, formado por costes fijos fundamentalmente, más materiales o costes variables) Gestión de activos fijos Este módulo de X-GESTION permite controlar todos los activos fijos de la empresa de forma sencilla. Se controla la vida útil de cada elemento de acuerdo a su plan de amortización y se tiene una serie de información para su gestión: datos de la compra (proveedor, datos de factura, periodos de garantía o mantenimiento y fecha fin de este periodo, observaciones, etc.), informe sobre su ubicación, informe sobre total de mismos activos o similares, fechas y control de inventario, agrupación o división de activos con el consiguiente cambio en el plan de amortizaciones, incorporación de nuevos elementos a un activo (en maquinaria industrial, por ejemplo), cambios de planes de amortización, amortizaciones contables, fiscales o de fabricación (analítica de explotación: amortización industrial según horas trabajadas), reflejo contable automático de estos cambios, etc. Este módulo simplifica enormemente los proceso de inventario general de activos y la contabilización de las amortizaciones cuya periodificación es libre (por días, semanas, meses. etc), la establece el responsable financiero o contable. Como el resto de módulos de X-GESTION.v 4 éste de activos fijos puede personalizarse en función de necesidades específicas no contempladas en la versión estándar.
|
|
